“Систематизувати ці та інші дані планують у цифровій системі обліку військовослужбовців «Імпульс». Вона оптимізує роботу служб персоналу, забезпечує швидкий доступ до актуальної інформації про…”, — write on: armyinform.com.ua
Систематизувати ці та інші дані планують у цифровій системі обліку військовослужбовців «Імпульс». Вона оптимізує роботу служб персоналу, забезпечує швидкий доступ до актуальної інформації про людей, формування узгоджених звітів чи швидке генерування документів.
Як «Імпульс» спростить життя стройовій, покращить процеси в підрозділах та навіть допоможе командирам — у порівняльному матеріалі АрміяInform.
А про перші враження від впровадження системи «Імпульс» ми запитали в начальника штабу — заступника начальника 4-го Центру Рекрутингу Сил ТрО ЗСУ капітана Івана Лисака. Їхня військова частина вже працює з цією новинкою.
«Ми центр рекрутингу. Ми запрошуємо людей в армію, ми — це такі собі лагідні та красиві ворота в армію. І половина військово-облікових спеціальностей у нас стосуються роботи з персоналом. Усі люди в нас так чи інакше пов’язані з документообігом, оформленням особових справ кандидатів тощо. І ми дуже чекали на „Імпульс“. Самі щось навіть пробували робити „на коліні“, — але це не те. „Імпульс“ — це стабільна програма з техпідтримкою.
Адже робота відділення персоналу і стройової частини — це дуже багато нудної роботи, і тим не менше — відповідальної роботи. Це багато звітів, довідок, писанини, від яких залежить добробут військовослужбовця: наприклад, чи не загубиться заслужена нагорода або ж вчасно присвоєне звання чи зміна посади… І там не має бути помилок, хоча від них ніхто не застрахований. Тому цифровізація — це крок вперед дуже великий», — наголошує офіцер.
Менше паперів
Було: Служба персоналу вручну веде традиційні облікові (можливо, навіть паперові) таблиці, таблиці в Excel чи навіть «самописні» рішення. Це рутинна та монотонна робота.
Стало: Цифрова система уніфікує підходи до ведення даних у військових частинах. Накази та інші документи можна буде генерувати автоматично. «Імпульс» — єдине джерело даних, що забезпечує цілісність і контроль повноти інформації.
Капітан Іван Лисак:
«Паперів стало менше однозначно. Їх стало менше ще з 1 січня, відколи нам дозволили перейти на електронний журнал обліку особового складу. З 1 січня по 1 вересня 2025 року було дозволено переходити на ЕЖОС — і ми відразу з 1 січня перейшли.
Але електронний журнал обліку особового складу все одно треба заповнити вручну, щоби згодом використовувати для якоїсь звітності тощо. А „Імпульс“ — це вже більш комплексна програма, в якій чимало вже враховано. Це зручна уніфікована система, з інструкціями, техпідтримкою, яку чекали всі».
ЕЖОС — це платформа, яка дозволяє безболісно перейти на «Імпульс». Бо фактично в «Імпульс» переноситься та інформація, котру люди ведуть в ЕЖОСі.
Тому я наполегливо рекомендую всім, хто ще не підключився до «Імпульса», працювати з ЕЖОСом обов’язково і наповнювати його«.
Час
Було: Підготовка звіту займає багато часу та ресурсів.
Стало: Звітування стане швидшим та оперативнішим. Значно скорочується час на обробку документів, а електронний документообіг прискорює процес обробки даних. Військовослужбовці зможуть сконцентруватися на своїх прямих обов’язках, бойових завданнях, а не на паперовій тяганині.
Капітан Іван Лисак:
Завдяки «Імпульсу» ми суттєво економимо час, можливо, навіть в десять разів. Так, служби персоналу ведуть багато паперової рутинної роботи. Як каже мій друг: monkey work. І якщо ти помилишся в одній букві чи кодові, то нагорода чи зарплата бійцю не прийде.
І це все теж про таймінг, тому що оця от monkey work зменшується в рази, і спеціалісти можуть виконати справді важливу для всіх роботу. Працюючи із «Імпульсом», людина теж може помилитися, але лише один раз. Потім, скоригувавши цю помилку, в базі зберігається коректна інформація.
Точність
Було: Відсутність системності, а подекуди — хаос. Десятки розрізнених файлів і таблиць.
Монотонна паперова робота не виключає помилок як людського фактору.
Стало: Електронна система мінімізує ризик помилок і підвищує точність обліку. Робота з даними стає зручною і простою. Уніфікація підходів до ведення даних у військових частинах. Командування зможе отримати своєчасну та актуальну інформацію для ухвалення ефективних рішень.
Капітан Іван Лисак:
Всі стройові та служби персоналу в своїй роботі мають дуже багато писанини, багато як термінових, так і поточних задач. Якщо в бойових умовах — це ще й нагороди, різні довідки тощо. І коли, наприклад, чотири людини на окремий батальйон територіальної оборони має вести на 600 чоловік всю документацію, всі відрядження, облік, втрати, додаткові завдання, звітності — і все це супроводжується внесенням від руки в паперові журнали, то можете уявити, скільки часу це займає.
А людям властиво втомлюватися і помилятися, навіть однією літерою. І уявіть, що довідка з помилкою, допущеною ненавмисне, а від втоми, йде далі, — наприклад, на отримання документів на УБД. Кого звинуватять? Звісно ж, працівника сторойової, який відповідвально ставиться до своєї роботи.
Відтак, коли бази немає, і ти постійно одне й те саме вносиш щоразу вручну в наказ (посаду, прізвище, ім’я, по-батькові, ідентифікаційний код тощо), то щоразу можна допустити помилку. Автоматизація процесів виключає можливість таких помилок чи одруківок.
Безпека даних
Було: Використання незахищених саморобних таблиць чи паперу, який може втратитись.
Стало: Інформація буде захищена за міжнародними стандартами, які відповідають сучасним вимогам кіберзахисту, якими керуються країни НАТО.
Капітан Іван Лисак:
«Як-то кажуть: у стройовій нічого не може зникнути, все колись знаходиться (усміхається — ред). Але, наприклад, коли бригада виїждждає на виконання бойових завдань, то всі особові справи везуть із собою. І ризик того, що вони можуть бути втрачені, наприклад, в пожежі, погодьтеся, присутній. Так само він присутній і у випадку, коли ми залишаємо особові справи в ППД…
А в „Імпульсі“, до речі, є окрема вкладка „Особові справи“ (хоча й паперові ніхто не скасовує). Інформація зберігається не в окремому кабінеті, а на сервері. Тому можна бути спокійним за ймовірну втрату інформації.
Захистом інформації в нас займається служба захисту інформації. Однак я читав інструкцію адміністратора під „Імпульс“, там досить серйозно до цього ставляться.
Доступ до „Імпульсу“ навіть теж розділений. До цієї системи не можна зайти з будь-якого комп’ютера. Має бути особистий особливий ключ „Алмаз“ — не такий, як під СЕДО.
Але під ключем адміністратора, наприклад, можна працювати лише з налаштуваннями. Ключ користувача має інший набір опцій. Ключ начальника служби персоналу — додаткові функції з контролю тощо. Все побудовано і захищено досить серйозно».
Інтеграція в єдину екосистему
Було: Низка цифрових систем у війську, які не пов’язані між собою та працюють неузгоджено.
Стало: «Імпульс» — це єдина екосистема. Вона забезпечить швидкий та ефективний обмін інформацією між різними ІТ-системи. Буде інтеграція з Армія+, СЕДО, Медичною інформаційною системою та іншими ІТ-продуктами у війську.
Капітан Іван Лисак:
«Це незабаром запустимо в роботу. Ми спілкувалися з цього приводу з групою впровадження. Все буде поєднано. І, наприклад, рапорт не треба буде сканувати вже, — а все буде, зрештою, об’єднано в одну систему, і розпорядження з СЕДО будуть підтягуватися в „Імпульс“.
Задача стоїть, і це питання техніки та часу, — й ми реально цього чекаємо.
У нашому центрі всі начальники підрозділів мають власні станції СЕДО. У нас креативний начальник, він впроваджує всі ці моменти. І завдяки СЕДО в нас паперовий обіг навіть у цьому набагато зменшився».
